Le secrétariat du collège joue un rôle clé dans la relation avec les parents et les élèves, en étant un point de contact essentiel pour répondre à leurs besoins administratifs et pour faciliter la communication entre eux et l'établissement. Voici les principales missions du secrétariat envers les parents et les élèves :
1. Accueil et orientation
- Pour les élèves : Le secrétariat est un point d'accueil où les élèves peuvent se rendre pour des questions administratives ou pour obtenir de l'aide en cas de besoin.
- Pour les parents : Le secrétariat accueille les parents lors de leurs visites, que ce soit pour des rendez-vous, des réunions, ou des demandes d'information. Il les oriente vers les bons interlocuteurs (direction, enseignants, vie scolaire).
2. Communication et Information
- Avec les élèves : Le secrétariat informe les élèves des changements d'emploi du temps, des convocations pour les examens, ou des événements spéciaux organisés dans le collège.
- Avec les parents : Il communique les informations importantes concernant la vie scolaire, les réunions, les dates d'examen, et tout changement dans l'organisation de l'établissement (modifications de planning, événements, incidents).
3. Support administratif
- Documents pour les élèves : Le secrétariat fournit aux élèves des certificats de scolarité, attestations d'inscription, et autres documents dont ils pourraient avoir besoin pour des démarches personnelles.
- Documents pour les parents : Il assiste les parents en fournissant des informations scolaires ou en préparant les documents nécessaires pour des démarches administratives (inscriptions, certificats de présence, etc.).
4. Organisation et Convocations
- Convocations aux examens et réunions : Le secrétariat prépare les convocations pour les examens et en informe les élèves. Il organise également les réunions parents-professeurs en voyant des invitations et des informations utiles.
- Suivi des réunions pédagogiques : Les secrétaires communiquent aux parents les informations sur les conseils de classe et autres rencontres pédagogiques, facilitant ainsi leur participation.